Er is veel aan de hand. U werkt samen met uw schoonouders aan de zomervakantieplannen in januari, terwijl u jaarlijkse evaluaties voor uw team plant en jongleert met het ophalen van de kinderopvang. Hierdoor behoren uw digitale agenda’s waarschijnlijk tot uw meest gebruikte apps. U kunt ‘s ochtends als eerste uw verschillende agenda’s controleren, anticiperend op alles wat u die dag moet voltooien. En hoewel digitale agenda’s uw takenlijst niet korter maken, kunnen ze u wel helpen meer te bereiken.
Dat gezegd hebbende, kan het hebben van meerdere agenda’s voor meer verwarring zorgen, dus velen kiezen ervoor om ze samen te voegen. Het samenvoegen van agenda’s betekent eenvoudigweg het combineren van digitale agenda’s uit meerdere aspecten van uw leven. Mogelijk hebt u een gedeelde Apple iCalendar die u met uw partner deelt voor persoonlijke afspraken. Terwijl uw vrienden allemaal een gedeelde Google-agenda kunnen gebruiken om samen happy hours en diners te plannen. Op het werk kunnen u en uw collega’s Microsoft Outlook gebruiken voor e-mail- en agendadoeleinden. U vereenvoudigt uw leven door één gecentraliseerd platform te kiezen voor al uw agenda’s.
Door uw persoonlijke en professionele agenda te combineren, kunt u beter georganiseerd en dus productiever blijven. U besteedt minder tijd aan het bladeren van de ene agenda naar de volgende en meer tijd aan het afvinken van items op uw takenlijst. Ook is de kans kleiner dat u een afspraak mist of zelf dubbel boekt. Na het samenvoegen kunt u ook specifieke agenda’s delen met selectieve mensen. Het delen van agenda’s kan de samenwerking en communicatie-inspanningen stroomlijnen en tegelijkertijd de kans op het opnieuw plannen van vergaderingen en evenementen minimaliseren.
Nu u begrijpt waarom u zou willen overwegen uw agenda’s samen te voegen en te delen, is het belangrijk dat u begrijpt wat de gevolgen voor uw privacy zijn als u dit doet. Telkens wanneer u uw agenda met iemand anders deelt, stelt u uw leven voor hen open. Hoewel dit doorgaans prima is voor een partner of familielid, is het misschien niet iets waar u uw collega’s toegang toe wilt geven.
Het komt neer op? Hoe meer mensen toegang hebben tot uw agenda, hoe groter de kans dat u een privacylek oploopt.
Toch mag dit je niet afschrikken. Met de juiste instellingen bepaalt u wie wat in uw agenda ziet. Hier zijn enkele van de beste privacybeschermende trucs voor het samenvoegen van agenda’s om uw informatie dicht bij het hart te houden.
Meld u aan voor ‘Bezet’-instellingen
Je agenda is je persoonlijke agenda. Tenzij u besluit de gegevens met iemand te delen, wilt u niet dat iemand er toegang toe heeft. En zelfs als u besluit uw agenda met collega’s te delen, wilt u misschien niet dat zij een voyeuristische kijk op uw hele leven hebben. Ze hoeven niet te weten wanneer uw volgende gebitsreiniging is of waar de date night met uw man zal zijn.
Veel digitale agenda’s hebben een beschikbaar/bezet-toestemmingsinstelling, waarmee u kunt bepalen wat anderen kunnen zien. Calendar.com biedt een ‘bezet’-instelling om het tijdsblok in uw agenda weer te geven, maar laat niet zien wat de gebeurtenis daadwerkelijk is. Gebruikers van Google Agenda kunnen deze beschikbaar/bezet-instelling ook inschakelen door de standaard zichtbaarheidsinstelling van uw keuze te kiezen. Bij een ‘privé’-evenement worden alle details verborgen, inclusief de titel. Om alle afspraken in uw agenda privé te maken, gaat u naar het gedeelte ‘Instellen en delen’ en klikt u op ‘Alleen beschikbaar/bezet weergeven’.
Scheid uw agenda’s
Een andere manier om enige privacy te behouden, is door alleen geselecteerde agenda’s met anderen te delen. Hoewel het voor u voordelig kan zijn om alles in één agenda samen te voegen, betekent dit niet dat u ze met iedereen moet delen. U kunt bijvoorbeeld een gezinskalender hebben met uitgebreide familieleden om verjaardagen te noteren en te helpen bij het plannen van reünies. Als de verjaardag van uw neef op dezelfde kalender valt als uw werk, kan dit afleidend werken. Het maken van afzonderlijke subagenda’s voor verschillende delen van uw leven kan een eenvoudige oplossing zijn.
Als u een Microsoft Outlook-gebruiker bent, gaat u naar het hoofdtabblad ‘Start’ van uw bureaublad en klikt u op ‘Agenda toevoegen’. Er verschijnt een nieuwe lege kalender die u een naam kunt geven en die u op de juiste manier kunt bewerken. Apple iCalendar-gebruikers zullen een soortgelijk patroon volgen door naar “bestand” te gaan en op “nieuwe agenda” te klikken. Nadat u uw nieuwe agenda heeft gemaakt en een naam heeft gegeven, kunt u deze delen met wie u maar wilt.
Eigendom van agenda’s overdragen
Als u een leider of manager bent, beschikt u mogelijk nog steeds over agenda’s die u niet noodzakelijkerwijs hoeft te bezitten. Naarmate teams groeien en er organisatorische verschuivingen plaatsvinden, treden nieuwe mensen op en bekleden ze leiderschapsrollen. Zelfs als u bij sommige vergaderingen nog steeds aanwezig moet zijn, betekent dit niet dat u eigenaar moet zijn van de hoofdagenda van het team. Maar in plaats van de agenda volledig te verwijderen, kunt u het eigendom eenvoudigweg overdragen aan een andere persoon. Dit is een agenda minder waar u zich vanuit privacyperspectief zorgen over hoeft te maken.
Om een overzetten met Google Agenda, ga naar “mijn agenda’s” aan de linkerkant van de desktopapplicatie. Voeg vervolgens toe wie u eigenaar van de agenda wilt maken, door op ‘opties’ en ‘instellingen en delen’ te klikken. U kunt vervolgens “delen met specifieke mensen” en de bijbehorende e-mailadressen invoeren van de persoon of personen aan wie u de controle wilt overdragen. Ga vervolgens naar “machtigingen” en selecteer “wijzigingen aanbrengen en delen beheren” voordat u het verzendt.
Als u Apple iCal gebruikt, exporteert u de agenda naar een afzonderlijk bestand voordat u deze naar hen verzendt. Als u naar een Apple-computer wilt exporteren, gaat u naar ‘Bestand’, vervolgens naar ‘Exporteren’ en vervolgens naar ‘Agenda-archief’. De kalender wordt geëxporteerd naar een .icbu-bestand. De nieuwe agenda-eigenaar kan deze informatie importeren door naar “bestand”, “importeren” te gaan en het bestand te uploaden. Om privacyschendingen te voorkomen, verwijdert u het agendabestand definitief van uw computer nadat de nieuwe eigenaar het correct heeft geïmporteerd.
Controleer regelmatig uw instellingen
Zoals de meeste digitale applicaties worden agendaplatforms regelmatig bijgewerkt om de prestaties te verbeteren. Nieuwe ontwikkelingen en ontwikkelingen zijn bedoeld om de manier waarop u deze applicaties gebruikt te verbeteren en uw opgeslagen gegevens beter te beschermen. Een nieuwe software-update kan betekenen dat sommige van uw instellingen worden teruggezet naar de standaardinstellingen. Hoewel u misschien denkt dat uw ‘bezette’ instelling is ingeschakeld, is dat misschien niet langer het geval. Daarom is het een goed idee om telkens wanneer het agendaplatform van uw keuze wordt bijgewerkt, uw privacy-instellingen opnieuw te controleren.
Maar naast updates zorgt het controleren van uw privacy-instellingen er ook voor dat u selectief bent over het verlenen van toegang. Het kan zijn dat u voor een bepaald project een agenda met een collega moest delen. Nu het project is afgelopen, hebben ze geen deelbare toegang meer nodig. Noteer in uw agenda om minimaal één keer per kwartaal uw instellingen te controleren. Hierdoor verkleint u de kans dat de informatie die u persoonlijk wilt houden ook daadwerkelijk persoonlijk blijft.
Conclusie: bescherm uw privacy
Datalekken, cyberaanvallen en phishing zorgen ervoor dat privacy tegenwoordig topprioriteit is. Gelukkig verbeteren platforms zoals Google, Apple, Microsoft en Calendar.com hun beveiliging, zodat u de controle over uw gegevens behoudt. Vóór het samenvoegen en uw agenda’s delen met anderen, wees ijverig. Het openstellen van uw persoonlijke agenda voor iedereen in uw team of uw gezin kan op de langere termijn gevolgen hebben. Volg deze tips en controleer uw instellingen regelmatig om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke en professionele leven gescheiden blijven.
Feature Image Credit: Foto door Pixabey; Pexels
De post Trucs voor het samenvoegen van agenda’s met behoud van privacy verscheen als eerste op Kalender.
